11 Mẹo Tăng Hiệu Quả Công Việc Cho Dân Văn Phòng

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao lúc nào mình cũng cảm thấy thiếu thời gian để hoàn thành công việc, lúc nào cũng trong trạng thái stress vì áp lực công việc và deadline? Trong khi có những người lại làm được rất nhiều thứ trong khoảng thời gian ngắn và vẫn có thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn. Họ không phải là thiên tài, đơn giản là họ có phương pháp để thực hiện điều đò.

Vậy làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn với khoảng thời gian ít hơn, để bạn có thêm thời gian để giải trí và thư giãn. Đây chính là bí quyết tôi muốn chia sẻ với bạn trong bài viết này:

11 cách để làm việc hiệu quả hơn chỉ với 50% thời gian cần thiết, giúp bạn có 1 ngày làm việc hiệu quả nhất.


1. KHÔNG sử dụng điện thoại vào sáng sớm khi ngủ dậy

Bạn có bao giờ bắt đầu 1 ngày bằng việc nhìn vào chiếc smartphone của mình để lướt facebook, đọc báo hay xem 1 vài clip không? Hãy dừng ngay việc này vì nó không những ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cả ngày hôm đó.

Việc nằm và dán mắt vào điện thoại sau khi ngủ dậy không chỉ có hại cho mắt mà còn khiến bạn quên mất việc phải rời khỏi chiếc giường và chuẩn bị cho 1 ngày làm việc. Bạn sẽ đến công ty với trạng thái mệt mỏi và không còn hứng thú để làm việc.

2. 3 việc quan trọng

Việc bắt đầu một ngày mà luôn mất thời gian nghĩ trong đầu những việc phải làm chính là thứ giết chết năng suất công việc và thời gian của bạn. Thay vào đó hãy viết ra giấy 3 việc quan trọng ưu tiên phải hoàn thành, điều này sẽ giúp bạn có kế hoạch rõ ràng và tạo ra sự tập trung để hoàn thành các công việc đó.

Hãy viết tên công việc thật rõ ràng và cụ thể. Ví dụ như thay vì viết “gửi email” thì viết thành “gửi 20 email chăm sóc khách hàng”. Việc này làm cho bạn tập trung vào công việc cụ thể và tránh làm những việc liên quan nhưng không cần thiết.

3. Sử dụng bảng “quan trọng - gấp” để sắp xếp công việc

Bạn có từng thấy mình dành cả ngày để làm hàng  đống công việc khác nhau rồi nhận ra mình vẫn chưa hề làm được việc gì thực sự chưa? Đó là khi bạn không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cần phải làm. Đây là lúc bạn cần áp dụng bảng “quan trọng - gấp” để giải quyết công việc

Cách áp dụng: Chia các công việc của bạn vào bảng sau:

Quan trọng - Gấp 

(VD: hoàn thành bài thuyết trình vào ngày hôm sau, viết báo cáo nộp trong ngày)

Quan trọng - Không gấp

(VD: tập thể dục, làm bài thuyết trình sau 2 tuần)

Không quan trọng - Gấp​

(VD: trả lời tin nhắn, điện thoại)

Không quan trọng - Không gấp

(VD: lướt web, chơi game)

Bạn hãy làm các việc theo thứ tự từ trái sang phải, trên xuống dưới.

“Việc quan trọng” là những việc giúp bạn đạt được các mục tiêu ngắn và dài hạn của bạn, trong khi “Việc gấp” là những việc bạn cần làm ngay hoặc sắp hết thời gian để làm.

Lời khuyên ở đây là bạn nên tập trung năng lượng để làm các việc trong mục “quan trọng - không gấp” bởi 2 lý do:

  1. Giúp bạn đạt được các mục tiêu trong cuộc sống và công việc của bạn.
  2. Tránh việc bạn phải làm các việc “quan trọng - gấp”, các việc dễ khiến bạn bị stress nhất.

Việc này giúp bạn tập trung vào hoàn thành những việc quan trọng nhất và tránh áp lực phải hoàn thành công việc khi gần đến deadline.

4. Áp dụng kỹ thuật “quả cà chua” (Pomodoro)

Đây là kỹ thuật tuyệt vời giúp bạn tăng sự tập trung cho 1 nhiệm vụ và tăng hiệu quả công việc lên nhiều lần. Kỹ thuật này được tạo ra từ cuối thập niên 1980s bởi một người Ý tên là Francesco Cirillo. “Pomodoro” trong tiếng Ý là “quả cà chua” bởi vì ông đã dùng 1 thiết bị bấm giờ có hình quả cà chua khi áp dụng phương pháp này.

Ý tưởng của phương pháp này là nó chia thời gian bạn cần hoàn thành công việc thành các khoảng thời gian 25 phút, gọi là 1 Pomodoro. Cứ sau 1 Pomodoro sẽ có 5 phút nghỉ. Và sau 4 Pomodoro sẽ có 1 quãng nghỉ dài hơn, từ 15-30 phút.

5 bước thực hiện kỹ thuật “quả cà chua”

Bước 1: Chọn 1 VIỆC và xác định THỜI GIAN ĐỀ HOÀN THÀNH việc đó.

Bước 2: Cài đặt thời gian 25 phút trên đồng hồ bấm giờ. Nếu bạn làm việc trên máy tính có trình duyệt Chrome, bạn có thể sử dụng add on Forest, nó hoàn toàn miễn phí và khá thú vị.

Bước 3: Tập trung làm ĐÚNG 1 VIỆC đã chọn trong 25 phút. Tránh mọi tác nhân gây mất tập trung như tin nhắn, điện thoại,...

Bước 4: Sau thời gian 25 phút (1 Pomodoro) nghỉ ngơi thư giãn 5 phút để nạp lại năng lượng.

Bước 5: Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro, dành 15-30 phút thể nghỉ ngơi. Sau đó lặp lại bước 3 cho đến khi hoàn thành công việc.

Phương pháp này rất đơn giản nhưng nếu bạn biến nó thành 1 thói quen khi làm việc thì hiệu quả nó mang lại là cực kỳ lớn. Với kỹ thuật này, bạn có thể chỉ cần 1 giờ đồng hồ để làm xong 1 việc mà bình thường bạn mất cả ngày để hoàn thành nó. Đó là sức mạnh của sự tập trung.

5. Tắt toàn bộ thông báo tin nhắn và ứng dụng trên điện thoại

Khi đang tập trung thực hiện 1 công việc, hãy tắt toàn bộ thông báo trên điện thoại của bạn. Sẽ không phải là tận thế nếu như bạn không trả lời 1 tin nhắn hay 1 cuộc điện thoại ngay lập tức.

Mỗi lần bạn dành thời gian nhìn vào điện thoại sẽ khiến bạn mất đến 15 phút để quay trở lại tập trung 100% cho công việc đang làm và việc này cực kỳ lãng phí thời gian. Nếu như bạn có thói quen hay bật màn hình điện thoại lên để xem có tin nhắn hay thông báo gì mới không, tôi khuyên bạn nên cất luôn điện thoại vào 1 chỗ bạn không nhìn thấy nó (có thể là ngăn bàn).

6. Tập nói “KHÔNG”

Đối với một số người, nói KHÔNG thật sự là khó, nhưng nếu như bạn muốn nâng cao hiệu quả công việc đến mức tối đa, bạn phải nói KHÔNG với một số yêu cầu của người khác, vì những yêu cầu này sẽ lấy hết thời gian của bạn (Tất nhiên là ngoại trừ yêu cầu công việc của cấp trên, và tôi sẽ chỉ cho bạn cách giải quyết vấn đề này bên dưới.)

Đối với hầu hết mọi người, bạn có thể từ chối bằng cách nói: “Không được rồi, tôi đang rất bận. Khi nào xong việc tôi sẽ báo lại”.

Nhưng khi người yêu cầu là sếp bạn thì sao? Bạn có thể dùng cách sau:

  1. Để sếp bạn yêu cầu bạn làm 1 việc mới
  2. Nói với sếp: “Em cũng muốn làm ngay lắm, nhưng mà em đang phải làm cho xong mấy việc này” rồi chỉ cho sếp bạn danh sách công việc bạn phải hoàn thành.
  3. Hỏi sếp: “Sếp muốn em tạm dừng việc nào để làm việc này?”
  4. Chờ quyết định của sếp.

Việc này cũng gần giống như việc nói “KHÔNG” với các yêu cầu mới của sếp bạn. Sếp bạn sẽ hiểu rằng không thể cứ giao việc mới cho bạn mà không làm ảnh hưởng đến các việc khác bạn đang làm.

7. Quy tắc “2 phút”

Quy tắc này áp dụng cho tất cả những việc nhỏ nhặt phát sinh khi bạn làm việc và bạn không muốn mất thời gian cho việc suy nghĩ có nên làm nó hay không.

Thay vào đó, bạn chỉ cần tự đặt ra câu hỏi: “Mình có thể hoàn thành nó trong 2 phút hay không?”

Nếu câu trả lời là “có”, thì hãy làm nó. Điều này giúp bạn tạo cảm giác tích cực và hưng phấn khi hoàn thành 1 việc nào đó và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Còn nếu câu trả lời là “không” thì bạn hãy gác nó sang 1 bên, đưa vào danh mục những việc cần làm bên dưới các việc ưu tiên và thực hiện nó sau.

8. Thiết lập thời gian cụ thể để kiểm tra email

Bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian cho việc đọc và trả lời các email xuyên suốt 1 ngày. Việc này vừa khiến bạn mất tập trung khi làm việc, vừa làm giảm hiệu quả công việc bạn đang làm. Thay vào đó hãy dành 1-2 khoảng thời gian cố định trong ngày để đọc và trả lời tất cả các mail. Tùy vào mỗi công việc và sự sắp xếp của mỗi người mà khoảng thời gian này sẽ khác nhau nhưng kết quả thì đều là bạn sẽ trả lời mail nhanh hơn nhiều khi bạn trả lời nhiều email 1 lúc hơn là cứ 1 giờ bạn lại check mail 1 lần. Tất nhiên bạn đã dành được rất nhiều thời gian để làm các công việc khác.

9. Phần thưởng tạo động lực

Khi bạn lên kế hoạch làm 1 việc gì đó quan trọng, bạn có thể đặt luôn phần thưởng cho mình khi bạn hoàn thành nó. Ví dụ bạn cần viết một bài đăng lên trang web trong vòng 3 giờ, bạn có thể để phần thưởng là 1 chiếc bánh yêu thích của bạn nếu bạn hoàn thành việc đó. Việc này sẽ tạo thêm động lực cho bạn để hoàn thành công việc khi bạn biết sẽ có 1 chiếc bánh ngon lành chờ đợi bạn phía trước.

10. Phần mềm quản lý password

Nếu bạn phải sử dụng Internet khi làm việc, có nghĩa là bạn sẽ phải nhớ một vài mật khẩu. Nhưng việc nhớ mật khẩu lại rất mất thời gian và năng lượng của bạn nhất là với các trang web yêu cầu phải đổi mật khẩu định kỳ. Thay vào đó bạn có thể dùng các công cụ quản lý mật khẩu. Bạn hoàn toàn có thể đặt mật khẩu khó nhớ và dùng các công cụ này lưu lại. Như vậy bạn sẽ không còn phải nhớ mật khẩu khi đăng nhập vào các trang web hoặc ứng dụng nữa.

Một công cụ khá hữu ích cho việc này là Lastpass. Bạn có thể cài ứng dụng này trên cả add on của Google Chrome và Firefox, và bạn cũng có thể sử dụng miễn phí.

11. Nhạc không lời

Đối với 1 số người, âm nhạc là một cách tuyệt vời để tạo sự tập trung và tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên mỗi người lại phù hợp với 1 thể loại nhạc khác nhau. Bạn hãy thử nghe các thể loại nhạc khác nhau trong khi làm việc và đo kết quả đạt được để tìm ra thể loại nhạc phù hợp nhất với bạn. Tôi khuyên bạn không nên nghe nhạc có lời, kể cả những bài hát bạn yêu thích. Bạn có thể sẽ bị cuốn theo lời bài hát và nhẩm theo, điều này khiến bạn mất tập trung cho công việc đang làm.

Trên đây là 11 phương pháp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và giúp bạn tiết kiệm được hàng tấn thời gian để làm nhiều việc hơn hoặc để thư giãn lấy lại cân bằng và giảm stress. Tùy thuộc vào mỗi người cũng như tính chất công việc mà bạn có thể sẽ thấy một vài cách phù hợp với mình, một số khác thì không. Vì thế bạn không nhất thiết phải áp dụng cả 11 cách trên. Ngoài ra còn có rất nhiều phương pháp khác để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà không bị stress. Hãy comment cách của bạn ở bên dưới để mọi người cùng tham khảo nhé.

Chúc bạn có một ngày làm việc hiệu quả!

Bạn muốn làm chủ kỹ năng Giao Tiếp và Làm việc bằng Tiếng Anh trong môi trường công sở?

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here