Quy Tắc Sử Dụng Email Chuyên Nghiệp

Hiện nay, địa chỉ email và số điện thoại đang dần gắn chặt với tên tuổi của mỗi cá nhân trên internet. Trong đó, thư điện tử là phương tiện thiết yếu để trao đổi công việc giữa các đối tác, giữa khách hàng với dịch vụ. Vì vậy, việc sử dụng email một cách thông minh và chuyện nghiệp trở nên cực kỳ quan trọng.

Dưới đây là một số gợi ý sẽ giúp bạn sử dụng hòm thư an toàn và hiệu quả.

Khi nào phải sử dụng email

Khi tiếp cận một đối tác hay nhà tuyển dụng lần đầu, một email giới thiệu sẽ được đánh giá cao hơn các cuộc gọi bất ngờ hay tin nhắn SMS. Thông tin về bạn sẽ được lưu lại đầy đủ trong hòm thư của người nhận. Bạn sẽ giảm được nỗi lo về cuộc gọi nhỡ hay các tin nhắn không hồi đáp.

Ngoài ra, trong nội bộ một công ty, hay giữa các tổ chức hợp tác. Mọi thông báo, biên bản cuộc họp hay trao đổi nào, cũng cần một email chính thức. Việc này đảm bảo tính minh bạch, và sự thông suốt về thông tin giữa các bên. Những người không thể có mặt tại thời điểm đó cũng nắm được tính hình nhanh chóng.

Tương tự, sau đưa ra bất kỳ lời mời hay lịch hẹn hay mốc thời gian nào liên quan đến công việc, hãy xác nhận lại bằng email.

Đặt tên cho email của bạn

Bạn nên có email riêng cho các hoạt động cá nhân (mạng xã hội, games, diễn đàn, nhận tin khuyến mại,…) và một email dành riêng cho công việc, ngân hàng, các vấn đề hành chính, luật pháp,…

Với email cá nhân, tự do dùng bất cứ biệt danh nào bạn thích và thể hiện đúng cá tính bản thân.

Còn với email cho công việc, địa chỉ mail dùng họ và tên người thật được tin cậy cao hơn.

Các tên gọi vô thưởng vô phạt như hiepsibietbay, conangdeptrai,… thường bị đáng giá là thiếu chuyện nghiệp, và đôi khi, bị nhầm lẫn với spam.

Hãy giữ địa chỉ email ngắn gọn, và dễ đọc, tránh gây hiểu lầm. Rất phổ biến, người nhận thư sẽ cần công cụ tìm kiếm để tìm lại thư của bạn. Một địa email dễ nhớ, gắn liền với hình ảnh của  bạn giúp ích rất nhiều.

Tiêu đề cho email

Tiêu đề mail (Subject) là yếu tố được nhìn thấy đầu tiên. Hẳn bạn đã không ít lần xóa hàng loạt email quảng cáo khi chưa cần đọc hết tiêu đề của chúng phải không?

Vì vậy, hày giám chắc email của mình không vô tình bị thổi bay bằng cách:

  1. Đặt tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng.
  2. Đề cập thẳng vào vấn đề cần trao đổi.
  3. Bỏ các ký hiệu không cần thiết (!, <3, 🙂 ,…)
  4. Tránh ngôn ngữ văn hoa, đó đâu phải một email quảng cáo.

Tips: Hầu hết các ứng dụng email trên điện thoại chỉ hiển thị được dưới 30 ký trong chuỗi tiêu đề. Hãy chắc chắn 30 ký tự đầu nêu được chủ đề bạn cần.

Tiêu chuẩn trình bày email

Luôn đảm bảo email của bạn dễ đọc nhất có thể:

  • Giữ chữ đen trên nền trắng. Với các từ hoặc cụm từ quan trọng, bạn có thể dùng chữ đậm (bold) hoặc font chữ màu đỏ. Các màu sắc khác đều khó nhìn hơn với mắt người trên nền trắng, đừng biến email của mình thành cầu vồng.
  • Một lưu ý, xin hãy dùng loại font chữ san serif. Đó là các fonts chữ mà bạn thấy không có các đuôi ngắn thêm ở đầu và cuối các nét (VD: Arial, Tahoma, Verdana,…). Loại chữ này dễ nhìn hơn trên màn hình điện thoại và máy tính. Trong khi loại chữ Serif (Như VnTimes hay Times New Roman) lại chỉ phát huy hiệu quả trên giấy in.
  • Sử dụng các đoạn ngắn, giữa các đoạn xuống dòng, để một dòng trắng để nội dung thoáng đãng.
  • Tất nhiên, các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp là tối kỵ phải tránh.

Các thành phần bắt buộc trong email

Cũng giống như mọi văn bản hành chính, email cũng có các thành phần bắt buộc:

  • Lời chào: Kính gửi Tên Người/anh/chị, Dear sir/madam (nếu bạn chưa biết chính xác tên người nhận hoặc đó là nam hay nữ)…
  • Mở đầu: Chỉ cần 1 đến 3 câu. Đề cập thẳng vào chủ đề chính của email.
  • Nội dung chính: Trình bày ngắn gọn chủ đề thư.
    Với mỗi email, bạn chỉ nên đề cập một vấn đề duy nhất và giữ nội dung ngắn gọn. Với mỗi ý quan trọng, hãy xuống dòng, tách ra làm các đoạn ngắn riêng. Giữa các đoạn nên để một dòng trống thay vì viết liền tù tì vào nhau.
  • Kết thư: Bạn không cần tổng kết lại như một bài tập làm văn. Nhưng hãy nêu rõ lịch hẹn, công việc kết tiếp hoặc hẹn thời gian hồi đáp (nếu có thể).
  • Lời chào và chữ ký: Luôn đóng email lại bằng chữ kỹ. Trong đó nêu ít nhất họ tên, chức vụ/danh hiệu, số điện thoại, website/blog của cá nhân hoặc tổ chức, địa chỉ email (nếu đó không phải email duy nhất của bạn).

Ngôn ngữ trong email công việc

Đối với các email mang tính công việc, luôn lưu ý sử dụng từ ngữ nghiêm túc, chuyên nghiệp.

Bạn không cần sáng tác cả một bài văn súc tích. Nói không với các ký hiệu như dấu (!), các biểu tượng cảm xúc, hihi, huhu,…

Dòng tái bút hay P/s chỉ dành cho thư viết hay các tin nhắn cá nhân. Vì bạn có thể xóa đi viết lại, nên hãy gói lại nội dung chính.

Cũng nên lưu ý tránh để cập các vấn đề hay cách dùng từ mang tính cá nhân hóa, từ ngữ địa phương trong email.

Một số nguyên tắc về trao đổi email

1.  Nút Reply all:

Nếu hội thoại mail có liên quan đến nhiều bên khác nhau, nút Reply All cho phép bạn đưa thông tin đến tất cả mọi người. Tuy nhiên, hãy cân nhắc thêm với các thông tin nhạy cảm, hay cần trao đổi nội bộ.

2.  Hiểu rõ vai trò của người gửi và nhận

Địa chỉ nhận email trực tiếp cũng được chỉ định là người hồi đáp và xử lý vấn đề.

CC: là những địa chỉ mail cùng nhận được thông báo từ người gửi, nhưng không nhất thiết trực tiếp xử lý vấn đề. Người nhận cũng xem được các địa chỉ được CC.

BCC: là những địa chỉ mail cùng nhận được thông báo từ người gửi một cách bí mật. Chỉ người nhận mới xem được các địa chỉ được BCC. Không nên trả lời bằng nút Reply All.

3.  Về file đính kèm

Các tệp đính kèm thường bị coi là nguy cơ tiềm ẩn của virus và các phần mềm độc hại. Hãy hạn chế sử dụng.

Trong trường hợp bắt buộc, chỉ nên đính kèm các file với tổng dung lượng dưới 1 MB. Khi cần truyền tải dự liệu lớn hơn, hãy sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây. Một email dung lượng quá lớn rất dễ bị các phần mềm an ninh đánh dấu spam/nguy hiểm.

Mẹo quản lý email hiệu quả

Dán nhãn (label) cho email

Tạo nhãn với các màu sắc khác nhau cho từng chủ đề, dự án, đối tác. Việc này giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng có thể phân biết mức độ quan trong của thư từ, sắp xếp tìm kiếm dễ dàng.

Cách cài đặt dán nhãn tự động cho Gmail

Mẹo đăt tiêu đề

Bắt đầu bằng một cặp […]. Trong dấu ngoặc là tên dự án, công ty,… Bằng cách này, người nhận dễ dàng nắm được và sắp xếp email theo chủ đề.

Dấu sao

Đảm bảo đánh dấu sao với tất cả email quan trọng, các chủ đề còn đang xử lý. Với các vấn đề đã giải quyết, bạn có thể gỡ bỏ dấu sao.

Bạn muốn làm chủ kỹ Giao Tiếp Và Làm Việc bằng tiếng Anh trong môi trường công sở? 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here